Покопийный контракт

Покопийный контракт (в отраслевой практике — MPS, managed print services, «клик-контракт») — это обслуживание парка печатающей техники с оплатой за фактически сделанные отпечатки. Заказчик не закупает картриджи и не держит склад запчастей: он платит за вышедшие из аппарата страницы, а за работоспособность техники отвечает исполнитель.

Из чего складывается цена за отпечаток:

• Единица расчёта — один отпечаток A4. Лист A3 в большинстве контрактов считается за два A4, двусторонняя печать — за два отпечатка. Порядок счёта закрепляется в договоре, чтобы не возникало споров о показаниях.

• Чёрно-белая и цветная страницы стоят по-разному, и разница существенная. Монохромный отпечаток расходует один тонер и один фотобарабан. Цветной проходит через четыре тонера — голубой, пурпурный, жёлтый, чёрный, — а с ними изнашиваются фотобарабаны, ремень переноса и узел закрепления. Поэтому в тарифе две ставки.

• Расчёт опирается на ресурс расходных материалов. Производители заявляют его по ISO/IEC 19752 для монохромных тонер-картриджей и ISO/IEC 19798 для цветных. Оба метода исходят из заполнения около 5 % площади страницы: для монохрома — на одной тестовой странице, для цвета — около 5 % на каждый цвет на наборе из пяти тестовых страниц. При плотных бланках и схемах расход выше паспортного, и это учитывается при расчёте ставки.

Что входит в контракт:

• Техника: аппараты предоставляются в аренду на срок контракта либо обслуживается парк, уже принадлежащий заказчику.

• Расходные материалы: тонер, фотобарабаны, девелопер, ремни переноса, узлы закрепления, бункеры отработки. Бумага и скобы обычно остаются за заказчиком.

• Запчасти, ремонт и профилактика по регламенту производителя, выезд инженера и удалённая диагностика.

• Снятие показаний счётчиков: сетевые аппараты опрашиваются по SNMP или через агент сбора данных, для устройств вне сети показания передаются в согласованный день месяца.

• Отчётность: объёмы по устройствам и подразделениям, статистика отказов и выездов, данные для бюджета.

Минимальный объём и перерасход:

• Минимальный месячный объём считается по фактической статистике: показания счётчиков за прошлые периоды, результаты аудита печати, сезонность. Без такой базы цифра условна, поэтому до обследования мы её не называем.

• Страницы сверх минимума оплачиваются по той же ставке либо по отдельному тарифу перерасхода — условие прописывается в договоре.

• Неиспользованный объём обычно не переносится на следующий месяц. При неравномерной печати разумнее квартальный подсчёт, а при устойчивом отклонении от плана минимум и ставку пересматривают.

SLA и время реакции:

• Время реакции — срок, за который исполнитель принял заявку и приступил к работе. Время восстановления — срок, за который аппарат снова печатает. Это разные показатели, и в договоре нужны оба.

• Уровни различаются по критичности устройства: аппарат в расчётном отделе требует более быстрой реакции, чем принтер в подсобном помещении.

• В SLA описываются часы поддержки, каналы приёма заявок, эскалация и условия подменного аппарата на время ремонта.

Кому подходит и когда выгоднее своя техника:

• Схема оправдана при распределённом парке и разнородной технике, когда своей сервисной службы нет, а бюджет нужен предсказуемый.

• Покупать своё разумнее при небольшом стабильном объёме на одном-двух аппаратах: минимальный платёж съедает выгоду. То же при своей штатной службе.

• Редкая, сезонная и специальная печать обычно выносится за рамки контракта.

Место в цепочке услуг:

Покопийный контракт идёт третьим шагом. Аудит печати показывает, сколько и на чём организация печатает. Оптимизация печати убирает лишние устройства и перестраивает правила печати. И только после этого парк переводят на оплату за отпечаток — по реальным цифрам.

Форма договора:

Обычно это смешанный договор (п. 3 ст. 421 ГК РФ) с элементами аренды (глава 34 ГК РФ) и возмездного оказания услуг (глава 39 ГК РФ). Для заказчиков, работающих по 44-ФЗ и 223-ФЗ, объём и ставка описываются так, чтобы фактический объём подтверждался показаниями счётчиков.

Ставки, минимальный объём и параметры SLA рассчитываются под конкретный парк. Пришлите перечень устройств и показания счётчиков либо начните с аудита печати.